Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap sistem temu kembali ialahpengindeksan dokumen. Pengindeksan (indexing) mencakup proses pencatatan ciri- ciri dokumen, analisis isi, klasifikasi maupun pembuatan entri ke dalam bahasa indeks. Tujuan pengindeksan ialah untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan pertanyaan (query) dengan tepat. Informasi dalam indeks adalah cantuman dari berbagai atribut yang diharapkan dapat digunakan sebagai dasar pencarian dokumen. Jika atribut tersebut berupa subjek, maka indeks yang mewakilinya disebut sebagai indeks subjek. Sedangkan bila atribut tersebut berupa pengarang, maka indeks yang mewakilinya disebut sebagai indeks pengarang. Umumnya kegiatan pengindeksan adalah berupa pengindeksan subjek, namun dalam kenyataannya di perpustakaan indeks subjek dan pengarang digunakan secara bersamaan dalam sistem temu kembali.
Indeks di perpustakaan berfungsi sebagai sarana atau kunci yang menunjukkankepada penelusur dokumen- dokumen yang potensial relevan dengan permintaannya. Sarana itu sering disebut sebagai wakil dari dokumen yang dimiliki, yaitu berupa katalog perpustakaan. Dengan demikian fungsi indeks pada database maupun perpustakaan pada prinsipnya adalah sama yaitu sebagai sarana temu kembali. Tujuan utama dari pengindeksan ialah untuk membentuk representasi dari dokumen dalam bentuk yang sesuai untuk dicantuman dalam berbagai tipe database.
Indeks sebagai representasi dari dokumen diharapkan dapat menggambarkan isi atau subjek yang terkandung di dalam dokumen tersebut, sehingga dapat ditemukan kembali melalui istilah (index term) yang digunakan.